2.1 Agil projektorganisation och samverkan
Den agila projektmetoden inkluderar organisering som innefattar tvärfunktionella team som dedikerat arbetar tillsammans med projektet. Upplägget karakteriseras av fysisk närvaro, en lärande teamorganisation och förmåga att ta till sig nya perspektiv och kunskaper.
Bakgrunden till att en agil metod valts och är effektivt i komplexa projektmiljöer är att aktiviteter som har ett ömsesidigt beroende kräver ett integrerat arbetssätt där arbetet sker tillsammans inom teamet. Att koordinera separata aktiviteter skulle vara för tidskrävande och generera stora mängder omarbetning. Med en agil projektmetod kan komplexa projekt hanteras vilket ställer stora krav på projektorganisationen och på en effektiv samverkan mellan projektmedlemmar.
Genom ett agilt arbetssätt finns förutsättningar för en hög grad av lärande genom att arbetsaktiviteter genomförs av tvärfunktionella team där teamet tillsammans skapar en stor andel gemensam kunskap. I det teamet som arbetar enligt en agil metod har alla en roll att bidra till att förmedla kunskaper och lära. Den gemensamma kunskapen ökar möjligheten till effektiv kommunikation och att tillsammans fatta decentraliserade beslut i projektgruppen. Detta utgör även en kritisk bas för att öka den innovativa förmågan. Det är viktigt att projektgruppen har möjlighet att sitta tillsammans en stor andel av projekttiden i teamet. Initialt har deltagarna i en grupp ofta olika uppfattningar och definitioner av liknande begrepp, baserat på tidigare erfarenheter och andra sammanhang. Det kan då vara tidskrävande att etablera en fungerande kommunikationen och bli effektiv samt att börja bygga gemensam kunskap. Ett distribuerat arbetssätt, där projektgruppen inte sitter tillsammans, anses för detta ändamål väldigt ineffektivt utan fysisk kommunikation är att eftersträva.
Att bygga en agil kultur i projektteamet är viktigt, men tar tid eftersom det bygger på ett inkluderande ledarskap som tillser att alla är involverade. Experimenterande och lärande i gruppen är centralt och begreppet ”att göra fel” finns inte. Det är gruppens totala förmåga och insatser som är av intresse och det är gruppens prestation som mäts och inte enskilda individers. Det brukar då komma argument för att gruppens prestationer måste vara mätbara, men det är inte så agila projektkulturen byggs utan det handlar om att gruppen vill nå målen tillsammans med var och ens förmågor.
En agil projektkultur bygger på högt engagemang och delaktighet, där alla är lika viktiga för att tänka nytt och vara innovativa. Finns det personer som inte känner att de kan bidra i olika gemensamma övningar och ”brainstorming”- aktiviteter beror detta ofta på en oförmåga eller ovilja att ta till sig ny kunskap. Det blir då en viktig uppgift i projektet att engagera dessa personer och hjälpa dem att bidra på ett mer proaktivt sätt.
Det agila arbetssättet bygger på ett dedikerat projektteam och att undvika att personer växlar sitt engagemang mellan olika projekt. Fokus ligger på att en hög andel av tiden läggs på värdeskapande i det aktuella projektet, men att även reflektion och lärande prioriteras. Ska någon person bytas ut görs detta mellan sprintar eller vid en milstolpe, inte i pågående aktivitet. Det finns ingen chef som kommer in och beslutar åt gruppen, utan beslutskraften ligger i gruppen som har den samlade kunskapen och därmed de bästa förutsättningarna att ta ett beslut med hög kvalitet.
Box 8: Rollerna i ett agilt projekt
- Styrgrupp/Beställare – Även i det agila arbetssättet finns någon som är motpart och beställare av projektet.
- Projektgrupp – Inom ramen av den agila metoden brukar en projektgrupp bestå av ett team, en produktchef samt vanligtvis en s.k. scrum master.
- Systemägare/Produktchef – Är den i projektet som bär slutanvändarens röst. En direkt kommunikation med slutanvändare, så som fysiska möten eller telefonsamtal, är att föredra.
- Team – Är arbetsgruppen som består av en blandning med specialister och gene-ralister lämpliga för uppdraget, där man växelverkar för vem som tar ledning för olika frågor och som har slutansvaret. Det är teamet som genomför projektet och driver det framåt.
- Scrum Master – Är inte en motsvarighet till projektledare, utan mer någon som vägleder och skapar riktning för gruppen och för processen, samt tillser att arbetsgruppen har ett bra klimat och kan arbeta effektivt.
