2.3 Planering, styrning och genomförande av projekt

Det är ofta ett missförstånd att en agil projektmetod innebär mer arbete ”ad-hoc”, men så är inte fallet. Agilt planerande följer en övergripande struktur och det finns ett tydligt ramverk för hur detta ska gå till. Däremot görs inga detaljerade planer för en längre tidshorisont, då det finns för mycket osäkerheter. I detta kapitel introduceras och beskrivs det agila sättet att planera, styra samt genomföra ett projekt.

Den agila metoden för planering har fem steg, se figur 7 för visuell beskrivning;

• Vision/Effektmål: beskriver visionen och vad effekterna blir om projektresultat implementeras
• Roadmap/Färdplan: visualiserar den troliga sekvensen för ordningen för hur leveranserna tas fram i projektet. I nästa steg utvecklas den vidare till en leveransplan som även inkluderar måldatum.
• Leveransplan: inkluderar arbetet över 6-8 veckor, brukar vara bra att fokusera på aktiviteterna fram till ”milstolpar”. Denna brukar innehålla exakta tidsgränser samt viktiga datum för projektet.
• Produkt backlogg: är en lista med önskemål eller nyckelfunktioner på slutleveransen/systemet. Det är vanligt att denna backlog skrivs i form av s.k. Användarhistorier (User stories). En användarhistoria används för att förtydliga vissa krav på ett enklare sätt för att sedan kunna prioritera dessa. 
• Sprintplan/backlogg: avser detaljplanen i närtid, vanligen 1-4 veckor, anpassas till karaktären på projektet och möjligheten att ha rimliga leveranser i slutet av sprinten. Den innefattar de uppgifter som teamet bedömt att de kommer leverera i sprinten. Här är det viktigt att varje uppgift är tydligt definierad, både gällande vad som förväntas men också när och hur den anses vara färdig.
• Daglig planering: del av sprintplaneringen men uppdateras mer frekvent och följs upp i dagliga möten.
• Time-boxing: att prioriterade aktiviteter väljs i balans med de resurser som finns. Ett engagemang skapas i gruppen, då alla är med och enas om vad som skall göras.

Metoden kring det agila arbetssättet har utvecklats under många år, där många tidigt förutsåg fördelarna med att jobba tvärfunktionellt i en plattare organisation. Principen för att arbeta med ett agilt arbetssätt bygger på att involvera projektteamet genom att först etablera en gemensam målbild och tillse att målet eller leveransen är tydlig för att sedan överväga alternativa aktivitetsstrukturer som kontinuerligt revideras allt eftersom projektteamet lär sig. Här kan det vara hjälpsamt att använda sig av visuell planering.

Det är vanligt att en s.k. produkt-backlog (här anses produkten vara ett produktionssystem) sedan upprättas, vilket är en lista på samtliga punkter/krav för utveckling som krävs för att nå den gemensamma målbilden. Denna backlogg är baserad på kundbehovet och blir som en kravlista på allt som kommer att behöva finnas med i produktionssystemet. Den kommer därmed även att styra utformningen och innehållet i sprintarna, och sprintarnas backlogg. Det blir då naturligt att kravlistan ansvaras, hanteras och uppdateras av produktchefen som är den person som har insikt i vad slutanvändaren/beställaren verkligen vill ha. Blir det långa iterativa loopar får det övervägas att försöka bryta dessa, genom att sätta sig in i vad det är som driver iterationerna. Det är ofta de långa iterativa looparna som försvårar arbetet om de agila principerna ska följas. Därför förespråkas planering som bara täcker in 2-6 veckor framåt i tiden, s.k. sprintar. De strikta tidsrestriktionerna på sprintarna som används inom agil projektmetod kallas för “time boxing” och de ska representera förutbestämda aktiviteter som teamet kan hinna med att göra under sprinten där teamet är med i processen och det blir ett ”commitment” att genomföra det man enats om.

När projektet genomförs och arbetet i sprintarna fortgår, är det inom agila metoder väsentligt att visa var projektet befinner sig, detta för att processen ska vara så transparent som möjligt då genomförandet är under ständig förändring. En projekttavla som ger en visuell överblick över den aktuella sprinten är användbar. Tavlan brukar vanligtvis innehålla tre kolumner: icke påbörjat, påbörjat och färdigt. Kontinuerliga möten hjälper att hålla tavlan uppdaterad och aktuell. I figur 8 nedan presenteras ett generellt ramverk för planering, styrning och genomförande av projekt.