3.1.1 Faktorer som inverkar på utvecklingen av ett agilt arbetssätt
Eftersom agilitet förutsätter snabb respons på förändringar på marknaden krävs utveckling av arbetssätt som bidrar till medarbetarnas produktivitet och kvalitet i arbetet, vilket även förutsätter effektiv organisering av arbetet.
Ett agilt arbetssätt innebär en ökad oförutsägbarhet i arbetet i den meningen att det fordrar fortlöpande anpassning till nya krav, förutsättningar, förändringar i arbetsprocesser och nya tekniska förutsättningar från medarbetarnas sida. Dessutom leder mer avancerad och rekonfigurerbar teknik för produktion till ökad operativ oförutsägbarhet för medarbetarna på grund av ökad variation och komplexitet i olika arbetsprocesser och aktiviteter. Det innebär att arbetet i agila verksamheter kan förväntas bli mer komplext, dvs. mer komplicerat och svårare att utföra och mer kognitivt krävande genom ökad mental arbetsbelastning, vilket påverkar kraven på medarbetarna.
Utveckling för att skapa en agil verksamhet behöver följaktligen förstås utifrån ett större organisatoriskt sammanhang som inbegriper strategier för agil verksamhetsutveckling, hur arbetet organiseras på olika organisatoriska nivåer, ledningsstrategi/praxis, karaktären på arbetet, hur de individuella förutsättningarna ser ut för medarbetarnas utförande av arbetet och hur det tillsammans inverkar på ett agilt arbetssätt. Figur 10 illustrerar ett systemperspektiv på hur verksamhetsstrategi för agilitet påverkar förutsättningarna för att organisera för agilt arbete vilket skapar förutsättningarna för ett agilt arbetssätt hos medarbetarna. Strategisk agilitet har också en direkt inverkan på ett agilt arbetssätt hos medarbetarna genom t.ex. strategiska samarbetsformer.
Figur 10: Påverkansförhållanden i ett agilt arbetssätt.
Vissa sidor av arbetet har visat sig ha särskilt stor betydelse för medarbetarnas beteenden, attityder och kapacitet i det utförda arbetet och därmed förutsättningar för ett agilt arbetssätt. Det inkluderar följande aspekter i arbetet:
- Krav
- Grad av självständighet
- Befogenhet/ansvar
- Grad av oförutsägbarhet
- Egenkontroll
- Samarbete/teamarbete
- Mångkunnighet, dvs. förmåga att kunna växla mellan olika typer av uppgifter.
Dessa faktorer är kopplade till beteenden som positivt eller negativt påverkar proaktivitet, lärande, personlig förmåga agera på och anpassa sig till nya förutsättningar som kännetecknar ett agilt arbetssätt.
När ledare och chefer i en verksamhet stödjer ett arbetssätt som ökar självständighet och minskar oförutsägbarheten i arbetet samt ökar samarbetet mellan medarbetarna så är sannolikheten större att de kan utföra sina uppgifter på ett anpassningsbart och flexibelt sätt.
Hög grad av självständighet och egenkontroll i arbetet gör det t.ex. möjligt för medarbetarna att agera på problem snabbare och utveckla en mer anpassningsbar lösning på problem. Möjligheten att lösa mindre operativa problem utan att behöva vänta på teamledare eller produktionsledare eller annan personal, gör att de bättre kan förstå problemet, uppgiften eller arbetsprocessen och senare tillämpa den kunskapen för att förhindra eller förutse svårigheter.
Höga krav om det samtidigt finns hög egenkontroll i det egna arbetet samt förutsättningar för att utveckla mångkunnighet ökar medarbetarnas kunskaper och färdigheter och förbättrar deras inlärning av nya beteendemönster, vilket i sin tur är fördelaktigt för flexibilitet och ökad prestationsförmåga. Egenkontroll och självständighet i arbetet ger medarbetarna större frihet och möjlighet att anpassa sig till oförutsedda förändringar.
Andra faktorer som bidrar till ett agilt arbetssätt är utvecklingen av samarbetsrelationer inom en organisation samt med kunder och leverantörer, socialt stöd och samarbete/teamarbete. Detta kan skapa en buffert mot den negativa effekten av oförutsägbarhet i arbetet. Det är också mycket viktigt att medarbetarna erbjuds möjligheter att vara delaktiga i förändrings- och utvecklingsarbete eftersom de då kan få möjlighet att påverka sådant som egenkontroll, självständighetsgrad i arbetet, ansvar, befogenheter och kompetensutveckling i sitt arbete.
